[原创]安防公司客户档案管理规范...

 

客户档案管理规范

 

1．0目的

   为了规范客户服务中心的客户档案的跟踪建立和使用管理，特制定本规范。

2．0适用范围

   内勤部客户服务的档案建立、整理、管理。

3．0内容

   3．1客户档案管理流程

   签订合同开始建立客户档案→依据《工程文档建立办法》，跟进文档资料的收集→工程完工验收后将客户档案移入《焦后服务客户档案》上锁保存→供售后服务工作需要借阅、影印使用。

   3．2工程文档的管理由内勤部负责，负责在建工程项目档案和已竣工项目档案分类保存管理，对不经常用的，已竣工项目档案要上锁保存；文件柜锁匙分两份，一份内勤部配备，一份交总经理备份保存，用备份锁匙取文件柜资料，须知会内勤部经理，以免管理混乱。

   3．3客户档案原件不允许拿出公司阅读，在公司内可以登记后借阅，原则上当天借阅须当天归还；需要文档资料外出使用时，经内勤部经理同意可以影印使用，对经常使用的文档，内勤部可备份复印件，借技术人员借阅作用、使用，影印的借阅使用须登记及归还。

   3．4工程文档的借阅流程

   到客户档案管理员处口述申请查阅内容，并说明使用用途→经同意后登记签名→领取相应客户档案在公司内借阅→归还客户档案非原件可以带出公司→检查《客户档案》完整性注销借阅登记。

   3．5客户档案影印使用流程

   到《客户档案》管理员处口述申请影印内容，并说明用途→经内勤部经理同意→登记影印记录→领取《客户档案》影印需要内容→归还《客户档案》→检查《客户档案》完整性，还原存档→归还影印件→核对影印件完整性注销登记。

   3．6每月的5日前统计《客户档案》的原件和影印件，借出未归还的去向列表，呈交总经理。

   3．7对《客户档案》的使用过程中，因拆旧破损的，应及时修复，以保证保存的《客户档案》的可用性。

   3．8对工程项目实施过程中，未按《工程文档建立办法》规定编写审核入档的相应项目内容的，上报总经理，给予相关责任人处罚。

 

[此贴子已经被作者于2010-1-6 22:53:45编辑过]

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