物业管理信息化研究...

概 述 在房地产业发展日趋理性化的今天，“以消费者为中心”的新住宅文化已经悄然兴起，适合现代人居住观念的物业管理已显示出巨大的发展潜力。与此同时，物业管理的市场化、规模化、集约化进程，使得物业公司的管理结构日益庞大。成本控制、内部沟通、管理难度的增加，迫切要求采用网络化的信息传输机制，提升资源的共享利用率，提高物业管理效率。 构建以传统社区服务为基础，以多媒体社区服务信息网为依托，以Internet网为纽带的新型社区物业管理信息系统，将为物业管理提供新的经济增长点和长期可持续发展的空间。 1 传统物业管理存在的问题 传统物业管理存在的问题很多，主要分析如下：1) 传统物业管理各物管部门诸多业务处理和操作工序繁杂，手工统计汇总工作量大、信息可靠程度差；2) 缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致各物管事务所、公司物管部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异；3)各种经营决策所需的数据采集难、准确率低，所得数据具有滞后性；4)物管数据资源的编码和分类管理不科学，难以进行数据的统计、决策；5)库存材料、物品的采购、入库、出库管理体系杂乱，易出问题；6)各物管部门之间、部门与物管总公司之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；7)领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管；8)大量的极其有价值的历史数据被丢失，对企业业务的长期发展造成损失；9)对用户的计费和收费不能直观监控和催交；10)不能严格依照物业设备的要求进行定期保养，致使设备的正常使用寿命大大缩减；11)对于外部信息，特别是互联网提供的信息开发和利用得还不够；12)难于充分利用小区设施和住户资源，开展可盈利的增值服务内容等。 2 物业管理信息化 2.1 重要实施环节及对策 1)明确阶段目标：应制定合理、分步、阶段性目标，以模块化方式逐步完善系统功能，避免贪大求全、投入递增、完工无期、效益难望的情况发生；2)坚持“一把手”原则，整个项目的实施将涉及到与企业各级之间在业务、经营、决策方面的交流、沟通和衔接，为保证企业成功实施物业管理信息化，物业公司高层领导强有力的支持至关重要；3)充分投入人力资源，物业管理系统蕴含并反映了企业的各项业务运作与管理思想，因此需要各业务部门的积极参与。否则，将导致不能全面反映业务需求、实施效率低、决策慢等问题。物业公司应充分认识到物管信息化的意义，投入足够的人力资源，使各部门积极参与和配合完成系统的分析、开发和应用过程；4)与系统开发商密切合作，物业公司与开发商应加强在系统咨询、诊断、分析、决策、技术支持和知识传递方面的合作和理解，提高问题处理和决策的效率。5)把握统一规划、统一管理、统一标准、统一实施的原则，高稳定性、高可靠性原则，标准化、开放性原则，易扩展、易升级原则。6)充分培训，通过认真、系统的培训，使员工充分认识到物管信息化的重要性和价值，理解好系统操作模式和相关流程，正确把握技术规程和要领，从而使整个系统资源得到充分的应用和发挥。 2.2 物业信息化解决方案 2.2.1 物业信息化理论思考 物管信息系统既是一种新型的管理系统，又是一种先进的管理思想。通过实施物业管理信息化建设，应对各种管理流程、活动、岗位与制度等作系统的梳理、明确和提炼，促使物管企业从感性操作走向理性操作，从人治管理走向法治管理。 在物业信息化中导入ERP（企业资源计划）设计思想，将材料采购、工程维修、设备的保养与维修等各项主要业务的操作过程设计为计划、审批、派工、回单、结算、统计等规范化的操作处理流程，实现在信息流动过程中对各个环节业务处理的过程控制和责任跟踪。建立信息管理体系，将分散的各类物业管理信息纳入统一的网络化的物业管理信息平台，实现企业动态资源的过程控制；向社会提供更为完整的、集约化的物业管理服务；实现系统内部信息资源的共享，提高整个企业的团队协同工作能力和工作效率。 物业信息化以多级权限管理模式，适应企业层次化的管理构架，实现与各小区智能化系统的无缝链接，实时采集相关系统中的数据，实施集约化管理。能够快速、自动、准确的查询、统计、汇总和打印各种所需的报表，为物业公司领导提供可靠的决策依据。 2.2.2 基于B/S构架的物业管理系统 基于B/S构架的物业管理系统基于广域网络技术，应用INTERNET、INTRANET的WEB方式构架的信息化系统，可满足物业公司的信息管理和社区服务的需求，是较为理想的解决模式。实施中可采用大型关系数据库为物管信息系统平台基础，各个社区通过建立内部局域网实施集成化物业管理，内部局域网采用一定的接入方式使小区局域网和外部INTERNET相连（可采用DDN、ASDL、基于HFC的CABLE MODEM或机顶盒的有线电视网和无线接入等宽带接入技术或ISDN拨号等非宽带接入技术），各部门、小区管理处和小区住户通过网络交换机接入各自的局域网中；而对于零星管理处及外地流动点，可采用拨号方式访问总部的服务器。基于B/S构架的物业管理网络系统构架如图1所示。 物业管理信息化系统包含的内容很多，主要内容有：系统编码管理、人力资源管理、人员工资管理、物资采购管理、物资库存管理、房产资源管理、住房用户管理、工程维修管理、设备维修管理、物业算费管理、财务结算管理、智能化系统管理、环卫绿化管理、统计决策管理、经营计划管理、行政管理、文档管理、系统权限管理、内部电子邮件管理、统计汇总管理、报表管理、B2C电子商务、远程教育、远程医疗、数字图书馆、虚拟博物馆、证券信息、网上服务指南、视频点播、交互式游戏、网上聊天室等虚拟服务功能。基于B/S构架的物业管理系统实施流程如图2所示。 3 结 论 应用计算机信息系统，能使物业管理走向正规化、程序化、决策科学化。鉴于物业管理信息化建设的复杂性，实施过程中进行全面、有效的系统分析，首先制定好正确的实施步骤和技术方法是十分重要的。针对物业管理覆盖范围广、客户量大、系统设施复杂的特征，如何构建先进的计算机物业管理系统平台，实现对物业的动态控制和各种资源的集约与优化，丰富社区服务内容，提升基础管理水平，高效、规范、优质地实施物业管理，已经成为各物业管理公司急待重点思考和解决的问题。本文基于作者多年的理论研究及工程实践应用，研究提出了物业管理信息化理论与实施方法，并重点研究了基于B/S结构的物业管理信息系统。

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